coba: Maret 2013

Pelaksanaan Tertib Administrasi Arsip sebagai Sistem Informasi Manajemen untuk Persiapan Kediklatan Berstandar Internasional

di Pusdiklat Mineral dan Batubara

(ISO 9001 : 2008)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Suatu organisasi dapat berlangsung kehidupannya jika organisasi tersebut dibutuhkan oleh pihak-pihak/masyarakat luar organisasi tersebut. Untuk menjaga kepercayaan dan selalu dibutuhkan oleh masyarakat, maka sistem manajemen organisasi tersebut harus berkomitmen tetap menjaga manajerial yang kuat serta kualitas dan mutu barang atau jasa yang dihasilkannya.

Manajemen yang kuat dan solid sudah pasti akan menampakkan prosedur kerja dan tata hubungan kerja yang baik untuk menciptakan organisasi yang “sehat” dan menghasilkan produk barang/jasa yang baik pula.Dengan demikian dapat kita ketahui bahwa di dalam organisasi terdapat unsur-unsur yang terkait satu keahlian kerja dengan keahlian kerja yang lainnya sehingga terdapat tata hubungan kerja yang akan membentuk sistem manajemen, dengan tujuan menghasilkan mutu barang/jasa yang dapat dipercaya masyarakat dan tidak merugikan konsumen pengguna barang/jasa, kemudian hal ini dapat disebut dengan Sistem Manajemen Mutu.

Menurut buku pegangan yang di keluarkan oleh SPIN Training dan Consulting standar internasional merincikan persyaratan-persyaratan Sistem Manajemen Mutu dimana organisasi/perusahaan bermaksud untuk :

a. Membuktikan kemampuannya secara konsisten dalam pemenuhan produk sesuai dengan persyaratan pelanggan dan undang-undang yang berlaku, dan

b. Meraih kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk proses-proses yang diperlukan untuk peningkatan kinerja secara berkesinambungan dan jaminan terhadap kesesuaian persyaratan pelanggan dan undang-undang yang berlaku.

Dengan catatan 1dalam standar internasional, istilah “produk” hanya berlaku untuk :

a. Produk yang diinginkan atau dipersyaratkan oleh pelanggan.

b. Keluaran apapun hasil dari proses realisasi produk.

Pada seluruh naskah standar internasional ini jika muncul istilah “produk”, hal itu juga dapat berarti “jasa”.

Dengan catatan 2 persyaratan perundang-undangan dan peraturan dapat dinyatakan sebagai persyaratan hukum

Untuk lebih mudah dipahami penulis akan menerangkan satu persatu tentang administrasi, manajemen dan organisasi.

Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya. Administrasi terlalu luas pengertiannya dan bisa berlaku dalam kehidupan manusia di luar konteks organisasi.

Administrasi dipersempit lagi lebih mengarah sifat seni mengatur orang yaitu manajemen, manajemen adalah proses kegiatan dari pimpinan yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara pemikiran ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan dengan melalui kerja sama orang lain sebagai sumber tenaga kerja, serta memanfaatkan sumber daya lainnya dan waktu yang tersedia, dengan cara yang tepat.Kegiatannya disebut manajerial, orangnya disebut manajer.

Arsip timbul karena proses kegiatan administrasi/manajemen dari suatu organisasi dan dapat berfungsi sebagai salah satu dari informasi. Pengertian arsip menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,pasal 1 sebagai berikut: arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, pasal 1 menyatakan Teknologi Informasi adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumpulkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi.

Organisasi menjadi alat/wadah dari administrasi dan manajemen,sebagai suatu proses kegiatan manajemen berlangsung secara terus-menerus dan dilaksanakan oleh manajer. Penjelasan mengenai organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandang tersebut adalah sebagai berikut:

1. Organisasi sebagai wadah

Organisasi sebagai wadah adalah tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Pengertian Organisasi sebagai wadah memandang organisasi dari sifat statis dimana organisasi merupakan wadah dalam proses pembagian kerja.

2. Organisasi sebagai rangkaian hierarki antara orang-orang dalam suatu ikatan formal.

Organisasi sebagai rangkaian hierarki antara orang-orang dalam suatu ikatan formal bisa disebut juga organisasi sebagai suatu proses dan bersifat dinamis mengandung pengertian bahwa organisasi menyoroti interaksi dan hubungan formal antara orang-orang dari dalam organisasi tersebut.

Dengan demikian dapat kita ketahui bahwa organisasi merupakan alat dari kegiatan administrasi dan manajemen sebagai suatu proses kegiatan manajemen berlangsung secara terus-menerus dan dilaksanakan oleh manajer.

Seluruh kegiatan organisasi ini yang disebut dengan administrasi, karena kegiatan organisasi terdapat aktifitas catat mencatat, surat menyurat, pendokumentasian/pengarsipan, pembukuan/agenda kas dan inventaris sifatnya teknis ketatausahaan untuk merekam seluruh kegiatan yang ditimbulkan dalam bentuk arsip sebagai salah satu dokumen dan informasi.

Suatu organisasi harus mempunyai dokumen prosedur atau sistem prosedur yang terdokumentasi, agar urutan kronologis kinerja tersusun menurut tingkat kerumitan pekerjaan dan wewenang pemegang pekerjaan tersebut.Manfaat dari dokumen prosedur memberikan petunjuk kerja manual, agar siapa saja yang bekerja di suatu tempat pekerjaan, dapat menangani pekerjaan orang sebelumnya.

Dokumen prosedur tidak saja membahas urutan pekerjaan, tetapi juga memberi petunjuk penyimpanan arsip setiap tahap penyelesaian pekerjaan. Contohnya penyimpanan hasil rapat pembahasan kurikulum diklat ada di unit pengolah di lemari arsip nomor 3 di kode 61.04/perencanaan diklatàpengembangan modul. Setelah memberi petunjuk ruang simpan arsip, kemudian dicatatkan pula jadual retensi arsip setiap arsip penyelesaian pekerjaan. Contoh arsip hasil rapat pembahasan kurikulum diklat dapat dipindahkan/dimusnahkan setelah laporan diklat dibuat.

Dengan adanya dokumen prosedur akan memberikan perlindungan wewenang dan hukum kepada staf yang melaksanakan pekerjaan dan arsiparis yang menyimpan dan menyusutkan arsip. Bentuk dokumen prosedur dapat berupa CD, kertas, microfilm, tetapi lebih bagus dalam bentuk kertas karena terdapat tanda tangan pemberi prosedur yang asli.

Kembali kepada Sistem Manajemen Mutu menurut ISO (International Standard Organization) yang mempunyai persyaratan dokumentasi harus mencakupi :

a. Persyaratan tertulis suatu kebijakan mutu dan sasaran mutu.

b. Satu manual mutu.

c. Prosedur-prosedur tertulis dan catatan mutu yang dipersyaratkan oleh Standar Internasional ini, dan

d. Dokumen-dokumen, termasuk catatan mutu, yang dibutuhkan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan, penerapan dan pengawasan yang efektif terhadap proses-proses ini.

Organisasi standar internasional dikatakan oleh SPIN training and consulting mempunyai fungsi manajemen planning/perencanaan, directing/pengarahan, actuating/menerapkan dan controlling/pengawasan (PDAC) yang dulu dikenal dengan planning/perencanaan, organizing/pengorganisasian, actuating/ penerapan dan controlling / pengawasan (POAC). Organizing tidak dipakai lagi oleh ISO 9001 : 2008 karena sudah merupakan pengembangan dari organisasi, diganti dengan mengarahkan organisasi. Kita akan melihat arti organisasi dan pengorganisasi pada Bab II di landasan teori.

Urutan tingkatan kegiatan administrasi/manajemen di organisasi standar internasional sebagai berikut:

Mutu

level 1

Prosedur kerja

level 2

Instruksi Kerja

level 3

Sistem Dokumentasi

ISO 9001 : 2008

level 4

urutan tingkatan piramida dilandasi dengan sistem dokumentasi dengan ISO 9001 : 2008 dengaan adanya dokumentasi/arsip prosedur menjadi landasan instruksi kerja kemudian dengan sendirinya ada arus kegiatan prosedur kerja menghasilkan mutu barang/jasa yang baik untuk pelanggan.

Catatan 1Jika ditemukan istilah “Documented Procedure”(prosedur tertulis) pada Standar Internasional ini, maka maksudnya adalah keharusan merancang, menuliskan, menerapkan, dan memelihara suatu prosedur kerja.Satu dokumen memungkinkan untuk memenuhi persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Persyaratan untuk suatu prosedur tertulis bisa dicakup oleh lebih dari satu dokumen.

Catatan 2 Pengembangan dokumen Sistem Manajemen Mutu dapat berbeda antara satu oganisasi dengan organisasi lain dikarenakan:

a. Besar kecilnya suatu perusahaan dan tipe aktifitasnya

b. Kompleksitas proses dan interaksi-interaksinya, dan

c. Kompetensi personil.

Catatan 3: Dokumentasi dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media.

Manual Mutu

Organisasi harus menyusun dan memelihara satu manual mutu yang mencakup:

a. Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk rincian-rincian dan daftar-daftar pengecualian.

b. Prosedur-prosedur terdokumentasi yang dirancang untuk Sistem Manajemen Mutu atau rujukan-rujukan terhadap prosedur-prosedur tersebut, dan

c. Suatu gambaran tentang interaksi antara prosedur-prosedur dan Sistem Manajemen Mutu.

Pengendalian Dokumen

Dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan yang diatur dalam pengendalian arsip/catatan mutu. Suatu prosedur tertulis harus disusun untuk pengendalian berikut:

a. Mengesahkan dokumen-dokumen dan pemeriksaan kelengkapannya sebelum diterbitkan.

b. Untuk meninjau ulang dan memperbaharui sebagaimana dibutuhkan dan pengesahan ulang terhadap dokumen-dokumen tersebut

c. Untuk memastikan bahwa perubahan-perubahanyang terjadi pada dokumen-dokumen, status terkini dokumen dapat teridentifikasi

d. Untuk serta memastikan bahwa dokumen yang relevan tersedia pada lokasi penggunaan.

e. Untuk memastikan bahwa dokumen tetap terbaca dan teridentifikasi.

f. Untuk memastikan bahwa dokumen yang terbit dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi untuk perencanaan dan operasional Sistem Manajemen Mutu telah diidentifikasi dan pendistribusiannya terkendali.

g. Untuk mencegah penggunaan tak sengaja terhadap dokumen-dokumen kadaluarsa dan pemberian identifikasi yang sesuai bagi dokumen kadaluarsa yang ingin disimpan.

Pengendalian Arsip/Catatan Mutu

Arsip yang ditetapkan untuk pembuktian kesesuaian terhadap persyaratan dan bukti efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.

Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang dibutuhkan seperti identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa berlaku dan pemusnahan arsip.

Catatan / arsip harus tetap terbaca, telah diberi identitas dan mudah di akses.

Pusat Pendidikan dan Pelatihan Mineral dan Batubara berdasarkan Peraturan Menteri ESDM Nomor 18 Tahun 2010 menyelenggarakan fungsi :

a. penyiapan penyusunan kebijakan teknis, rencana dan program di bidang pendidikan dan pelatihan mineral dan batubara;

b. pelaksanaan pendidikan dan pelatihan di bidang mineral dan batubara;

c. pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas di bidang pendidikan dan pelatihan mineral dan batubara

d. pelaksanaan administrasi Pusat Pendidikan dan Pelatihan Mineral dan Batubara.

Pusdiklat Mineral dan Batubara dalam menjalankan tugas dan fungsinya dalam penyelenggaraan suatu diklat, terdapat rangkaian kegiatan, seperti:

1. Rencana diklat, kegiatannya seperti : rapat persiapan dan penunjukkan tim, rapat kurikulum diklat.

2. Data/administrasi keuangan, kegiatannya seperti : penganggaran akomodasi (jika diklatnya di luar kantor), konsumsi, honorarium pengajar, tim penyelenggara dan tenaga bantuan.

3. Penawaran/permintaan calon peserta diklat, kegiatannya seperti surat menyurat permintaan peserta diklat atau permintaan dari instansi pengirim, kemudian didaftarkan sebagai peserta diklat

4. SK Penyelenggaraan suatu diklat, buktinya seperti salinan Surat-surat keputusan penyelenggaraan diklat dan penugasan pegawai sebagai peserta diklat tersebut.

5. Tenaga pengajar, kegiatannya seperti : surat menyurat permintaan tenaga pengajar dan penugasan sebagai pengajar.

6. Biodata/formulir pendaftaran peserta, buktinya seperti rekaman-rekaman daftar hadir peserta diklat dan tenaga pengajar setiap hari dan setiap mata diklat.

7. Tanda terima bahan, buktinya seperti rekaman daftar terima bahan diklat, daftar terima honor pengajar, daftar terima pakaian khusus dan tas diklat, daftar terima alat tulis kantor dan daftar terima setifikat.

8. Jadual pelajaran, buktinya seperti jadual diklat dari awal sampai akhir diklat lengkap dengan mata diklat dan tim pengajar dan waktu ajarnya.

9. Daftar hadir, buktinya seperti rekaman tanda tangan peserta diklat dan pengajar.

10. PKL/Observasi Lapangan/Kunjungan, kegiatannya seperti surat menyurat ke instansi pemerintah/swasta yang terkait dengan paktik/observasi diklat.

11. Data ujian/nilai, buktinya seperti soal, jawaban dan kunci jawaban ujian, seminar/kerja kelompok.

12. Questioner, buktinya seperti rekaman pertanyaan dan jawaban mengenai evaluasi keberhasilan diklat dan mata ajarnya.

13. Pembukaan dan penutupan diklat, dokumen pidato pembukaan dan penutupan diklat oleh penyelenggara diklat atau pimpinan Pusdiklat Mineral dan Batubara..

14. Surat keterangan/sertifikat/STTPL, fotokopi sertipikat peserta diklat yang lulus ujian.

15. Laporan penyelenggaraan diklat, isi laporan terdiri dari dimulainya penyelenggaran diklat sampai dengan evaluasi diklat.

Arsip-arsip Diklat yang ada di Unit Kearsipan Pusdiklat Mineral dan Batubara sampai saat ini belum disusutkan karena belum ada peraturan Jadual Retensi Arsip Diklat.Jadual Retensi Arsip (JRA) Diklat, pada saat ini sedang dirumuskan oleh Tim Perumus Retensi Arsip Diklat di Badan Pendidikan dan Pelatihan Energi dan Sumber Daya Mineral.

Selain melakukan proses administrasi kegiatan kediklatan, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Mineral dan Batubara juga melakukan administrasi: keuangan, kepegawaian, rumah tangga, kearsipan, perlengkapan dan pengadaan barang/jasa. Penulis hanya ingin membahas proses administrasi kegiatan diklat saja karena Pusat Pendidikan dan Pelatihan Mineral dan Batubara akan bersiap menghadapi ISO 9001 : 2008.

B. Permasalahan

Memperhatikan pernyataan di atas, arsip dapat dipastikan sebagai unsur yang tidak dapat dipisahkan dari persyaratan organisasi menuju standar internasional. Arsip selalu “bercerita”/merekam segala kegiatan dan proses manajemen perkantoran.Kualitas arsip sebagai ujung tombak Pusdiklat Mineral dan Batubara menuju organisasi berstandar internasional (ISO 9001:2008) menjadi berwibawa dan kredibel/terpercaya.

Permasalahan yang akan diangkat oleh penulis adalah:

1. Bagaimana dokumen prosedur bisa menjamin mutu jasa diklat?

2. Bagaimana upaya tertib administrasi arsip dapat mempersiapkan program kediklatan berstandar internasional?

C. Hipotesis

Karya tulis ini ingin mengajukan hipotesis sebagai berikut :

“Jika Pelaksanaan Tertib Administrasi Arsip sebagai Sistem Informasi Manajemen Dilaksanakan sesuai dengan Dokumen Prosedur yang Mematuhi Peraturan yang Berlaku maka Program Kediklatan Pusdiklat Mineral dan Batubara Layak Mendapatkan ISO 9001: 2008”.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Landasan Teori

Manusia sebagai makhluk sosial membutuhkan bantuan dan perhatian dari manusia lainnya yaitu dengan cara bekerja sama, berkelompok kemudian berorganisasi. Selanjutnya Sondang P Siagian mengemukakan pengertian organisasi sebagai berikut :

“Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seorang/beberapa orang yang disebut atasan dan ada seorang /beberapa orang yang disebut bawahan.

Organisasi adalah sarana/alat untuk mencapai tujuan. Menurut Soekarno dalam bukunya “Dasar-dasar Manajemen” menyatakan bahwa : “Organisasi sebagai alat dari administrasi/manajemen adalah organisasi sebagai wadah, sebagai tempat manajemen, sehingga memberikan bentuk bagi administrasi/manajemen yang memungkinkan administrasi/manajemen dapat bergerak.” (Soekarno,1985:76)

Pengertian Administrasi

Administrasi merupakan kegiatan manusia modern yang ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi. Dalam suatu organisasi terdapat serangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Pembagian kerja merupakan salah satu asas dari organisasi dan salah satu proses yang harus dilakukan agar kegiatan organisasi berjalan lancar. Oleh karena itu sebelum menjelaskan mengenai pengertian dan hal-hal yang berkaitan dengan pembagian kerja, penulis memandang perlu untuk menjelaskan sedikit tentang administrasi dan organisasi.

Administrasi memiliki definisi yang berbeda-beda sesuai dengan pendapat dan tujuan masing-masing ahli. Menurut Soewarno Handayaningrat mengemukakan bahwa:

“Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata administratie (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan; catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clericalwork).” (Handayaningrat, 1991 : 2)

Pengertian administrasi dalam arti luas menurut Sondang P. Siagian yang dikutip oleh Silalahi (1997 : 9) adalah: “Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya.”

Organisasi dalam arti dinamis menurut Manullang yang diikuti oleh Hasibuan dalam bukunya “Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah” adalah:

“Organisasi dalam arti dinamis adalah proses penerapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antar unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang-orang bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Jadi organisasi dalam arti dinamis disebut peng-organisasian.”

(Hasibuan, 1984: 122)

Dari pengertian di atas bahwa organisasi merupakan alat dari kegiatan administrasi dan manajemen. Sebagai suatu proses kegiatan manajemen berlangsung secara terus-menerus dan dilaksanakan oleh manajer. Kegiatan yang dilakukan para ahli yang tercantum dalam buku “Filsafat Manajemen” dari Siagian sebagai berikut:

Luther Gullick mengemukakan bahwa fungsi manajemen terdiri dari:

a. Planning

b. Organizing

c. Staffing

d. Directing

e. Coordinating

f. Reporting

g. Budgeting

(Siagian, 1994: 102-105)

Dari definisi yang dikemukakan oleh ahli tersebut jelas bahwa ahli menggolongkan fungsi-fungsi manajemen berbeda-beda.Tetapi ada persamaan yang mendasar yang dikemukakan yaitu di dalam fungsi manajemen yang secara pasti terdapat kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan.Dari fungsi manajemen itu kita melihat bahwa pengorganisasian merupakan langkah kedua setelah perencanaan.

Pengorganisasian merupakan proses kegiatan yang dilaksanakan untuk menggerakan organisasi secara utuh dalam rangka pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Penggerakan organisasi tersebut menyebabkan pengorganisasian tidak terlepas dari masalah wewenang. Seperti yang dikemukakan oleh Hasibuan tentang pengorganisasian (Organizing),yaitu:

“Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini,menyediakan didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.”

(Hasibuan, 1984:3)

Pengertian organisasi dan pengorganisasian berbeda. Pengorganisasian adalah fungsi manajemen dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan hal yang statis yang menggambarkan pola-pola, skema dan bagan yang menujukkan garis-garis perintah, hubungan yang ada dan lain-lain.

Adapun mengenai hubungan pengorganisasian dan organisasi, Malayu Hasibuan (1993:121) mengemukakan bahwa : “Hubungan pengorganisasian dan organisasi adalah hasil dari pengorganisasian adalah organisasi. Bila pengorganisasian baik, organisasi pun baik dan tujuan pun relatif mudah dicapai.”

ARSIP DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Menurut Drs. Zulkifli Amsyah, MLS.,dalam bukunya “Manajemen Kearsipan”pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Demikian pula pada kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal sebagai Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS).Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efisien dan efektif.

Di dalam SIM data diolah menjadi informasi. Informasi menjadi bahan pertimbangan di dalam proses pengambilan keputusan. Keputusan tersebut kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam bentuk program atau kegiatan.

SIM adalah suatu sistem yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran, dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan.

Pada sistem tersebut cara pengolahan data menjadi informasi sangat tergantung kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan.

Sesuai dengan namanya maka SIM didukung oleh komponen sistem, informasi, dan manajemen.

Sistem disini diartikan sebagai suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada para manajemen atau pengambil keputusan.Sistem tersebut juga mengatur segala hubungan saling berkaitan, saling ketergantungan, dan saling mendukung, dari berbagai komponen dan fungsi kegiatan yang ada pada suatu perkantoran.

Informasi adalah data yang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.

Manajemen di sini adalah para pimpinan yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan.

Sebagai contoh kita ambil data dan informasi yang benar,sesuai dan lengkap yang diperlukan atau dihasilkan dari pengambilan keputusan, yang dilakukan oleh manajemen berbagai tingkat. Data dan informasi tersebut niscaya akan sesuai dengan kebutuhan dari pengambilan keputusan yang bersangkutan, dan akan menghasilkan pula data dan informasi baru.

Data internal yang diperlukan kebanyakan berasal dari rekaman kegiatan ataupun fakta-fakta yang ada pada organisasi sendiri.Rekaman kegiatan biasanya bermula dari olahan transaksi kemudian berlanjut kepada kegiatan yang dilaksanakan oleh tingkatan manajemen yang lebih tinggi.Fakta-fakta adalah catatan mengenai sumber daya organisasi baik yang berupa manusia, peralatan dan perlengkapan, serta sistem dan mekanisme kerja. Semua kegiatan dan fakta-fakta tersebut terekam atau tecatat pada arsip, baik arsip-arsip jenis kertas seperti surat, kartu, dan formulir, arsip-arsip jenis media-media komputer seperti disket, pita magnetik, kertas pita, atau piringan, maupun arsip-arsip jenis celluloid seperti film, microfilm, slide,transparansi, dan lain-lain.

Hubungan Arsip dan SIM dapat digambarkan sebagai berikut :

KEGIATAN (PROGRAM)
PERENCANAAN	PELAKSANAAN	EVALUASI

KEPUTUSAN

PROSES

MASUKAN & INFORMASI

UNIT INFORMASI SIAP PAKAI

PERMINTAAN INFORMASI

BANK MODEL

BANK STATISTIK

BANK DATA

DATA INTERNAL DAN EKSTERNAL
HASIL PENELITIAN	BAHAN PENERBITAN	KETENTUAN & PERATURAN	ARSIP

Pada gambar terlihat bahwa dan internal dan eksternal terdiri dari:

1. Hasil penelitian

2. Bahan penelitian

3. Surat keputusan, peraturan, dan perundang-undangan

4. Arsip.

Hasil penelitian merupakan data yang sangat penting untuk diproses menjadi informasi yang berguna bagi kegiatan perkantoran dan pengambilan keputusan.Misalnya hasil dari penelitian, sensus, dan survei-survei yang dilakukan oleh organisasi sendiri dan penelitian pesanan, dapat diolah (diproses) menjadi informasi, sehingga sesuai dengan kebutuhan.

Jenis data yang kedua adalah berasal dari bahan penerbitan, seperti buku, koran, atau majalah baik jenis popular, semi ilmiah, maupun ilmiah. Data ini, setelah diolah menjadi informasi, dapat menjadi bahan pengambilan keputusan yang penting terutama sebagai informasi eksternal. Misalnya berita mengenai perkembangan harga, nilai uang, harga emas, daya beli, dan dan sebagainya.

Komponen data yang ketiga berasal dari penerbitan pemerintah ataupun organisasi sendiri yang berupa peraturan dan perundang-udangan, surat keputusan, surat edaran, dan sebagainya. Komponen ini merupakan bahan referensi yang penting bagi sesuatu pengambilan keputusan.

Jenis data yang keempat, yang menjadi materi utama dalam pembahasan ini adalah yang berasal dari arsip. Arsip merupakan catatan atau rekaman dari 2 (dua) hal penting perkantoran, yaitu rekaman kegiatan kantor dan rekaman atau catatan mengenai sumber daya kantor. Karena itu data yang terekam pada arsip merupakan masukan paling penting bagi SIM.

Pada kegiatan SIM, data internal dan eksternal dari 4 (empat) komponen tersebut di atas diolah menjadi informasi.Pengolahan tersebut dilakukan untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengambilan keputusan.

Pengolahan data dapat dilakukan secara manual ataupun dengan komputer.Dengan mempergunakan komputer maka pengolahan dapat dilakukan dengan kemampuan yang sangat besar, baik kemampuan pengumpulan datanya maupun kecepatan pengolahannya, serta keragaman bentuk informasi yang dihasilkan. Kelebihan lain adalah kemudahan dalam penemuan kembali dan penyajiannya, baik untuk dilihat secara visual maupun keperluan perbanyakan untuk didistribusikan secara luas sampai secara faksimile.

Bahkan dengan menggabungkan pekerjaan komputer dan telekomunikasi yang canggih, dapat dibuat suatu jaringan SIM yang lebih luas, yaitu antar-kantor, antar-kota, dan antar-daerah, serta antar negara. untuk intern negara dapat dikembangkan Sistem Informasi Manajemen Nasional (SIMNAS).

Pada SIM yang mempergunakan komputer, data internal dan eksternal yang berasal dari 4 (empat) sumber di atas sumber di atas, dimasukkan ke dalam komponen SIM yang kita sebut Bank Data (lihat gambar).

Bank Data menyediakan data mentah seperti catatan pembelian, produksi, personil, dan lain-lain. Data mentah dari Bank data diolah oleh Bank Statistik menjadi informasi dalam bentuk ringkasan hasil pengolahan dan analisis., seperti jumlah, rasio, persentase, angka indeks, dan berbagai nilai koefisien seperti koefisien variasi, korelasi, determinasi, dan regresi.

Informasi dari Bank Statistik dan juga data dari bank Data dapat juga diolah lagi di dalam Bank Model. Bank Model menghasilkan informasi dalam bentuk model-model yang dapat memberikan nilai ramalan atau nilai hasil pemecahan persoalan yang optimum.

Komponen lain adalah Unit Informasi siap pakai. Di sini informasi yang diperlukan dapat dilihat secara visual melalui layar kaca sebagaimana televisi.Komputer memang dapat membantu banyak, tetapi bagaimanapun, hanya manusia yang dapat mengambil keputusan.Pada gambar dapat kita lihat bahwa informasi dibawa ke dalam suatu forum pengambilan keputusan. Forum tersebut dapat dalam bentuk pengambilan keputusan secara kolektif atau dapat dilakukan secara individual. Secara kolektif misalnya misalnya dalam bentuk rapat,sedangkan secara individual dilakukan oleh pimpinan sendiri.

Keputusan yang dihasilkan kemudian dilanjutkan dalam bentuk program, kegiatan atau proyek yang dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja sesuai dengan fungsi masing-masing.Kegiatan tersebut dapat terdiri dari tahap-tahap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.

Kalau seluruh komponen yang ada pada SIM kita lihat kembali secara lengkap, maka pada gambar akan terlihat bahwa pada setiap kegiatan akan menghasilkan arsip sebagai rekamannya. Arsip-arsip yang terjadi karena kegiatan pengambilan keputusan pada masing-masing komponen merupakan data baru. Data baru ini perlu disimpan sebagai arsip, baik dalam bentuk arsip kertas, film maupun media lain seperti media komputer. Data tersebut akan diperlukan pada kegiatan-kegiatan berikutnya. Demikian seterusnya sehingga terjadi arus arsip yang mengikuti siklus proses kegiatan SIM secara terus menerus.

(Drs. Zulkifli Amsyah, MLS., 1996 : 8-15)

Sistem Informasi Manajemen

Untuk memahami lebih dalam mengenai Sistem Informasi Manajemen (SIM) penulis mengutip dari Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU., di bukunya “Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern”, sebagai berikut :

A. Pesatnya Perkembangan Informasi

Teknologi komputer dan telekomunikasi telah mengantar dan membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir tanpa batas.Manusia membutuhkan informasi guna menyelesaikan berbagai kebutuhan hidupnya, diantaranya dalam kehidupan di organisasi. Pengolahan informasi akan sangat mendukung setiap kegiatan. Dengan cepat berkembangnya teknologi komputer sebagai salah satu alat pengolah data menjadi informasi, maka kegiatan pengolahan informasi yang cukup rumit dalam organisasi mengalami banyak perubahan, berupa kemudahan dan kerumitan.

Seluruh kegiatan pengolah data dan informasi dewasa ini sudah dilaksanakan dengan bantuan komputer, pengumpulan data dan informasi serta pendistribusiannya telah dilakukan dengan alat telekomunikasi.Namun demikian pengolahan data maupun informasi masih ada yang dilakukan secara manual dalam menunjang kelancaran kegiatan secara menyeluruh. Penggabungan alat pengolah data komputer dengan alat komunikasi menghasilkan peralatan kantor canggih berupa jaringan informasi.

Meningkatnya pendidikan, tekanan lingkungan dan kemajuan pesat di bidang teknologi menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peran informasi dalam pengambilan keputusan. Pada dasarnya pentingnya pembahasan sistem informasi manajemen terlihat dalam kaitannya dengan pentingnya informasi bagi setiap orang yang memimpin kegiatan tertentu dalam organisasi.

Pentingnya informasi bagi pimpinan organisasi bukanlah merupakan hal baru, sejak adanya manusia hidup berorganisasi, peningkatan kesadaran infomasi selalu diperlukan pimpinan organisasi untuk membantu melakukan tugasnya dalam mengambil keputusan.

Administrasi pada umumnya diartikan “keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan oleh dua manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”, yang baru dari administrasi adalah kompleksitas dari proses administrasi. Kompleksitas administrasi timbul karena faktor, antara lain:

1. Semakin cerdas manusia.

2. Semakin rumit tujuan yang hendak dicapai.

3. Semakin banyak terlibat dalam proses administrasi.

4. Semakin aneka ragam kegiatan yang harus dilaksanakan.

5. Semakin rumit alat yang digunakan dalam pelaksanaan tugas.

6. Perkembangan ilmu dan teknologi yang mempengaruhi proses administrasi.

Semakin cerdasnya manusia telah dimungkinkan oleh semakin berkembangnya ilmu pengetahuan, teknologi dan semakin tersedianya fasilitas pendidikan yang lebih baik. Demikian pula dengan proses administrasi semakin komplek karena tujuan yang hendak dicapai semakin kompleks. Di bidang administrasi negara, misalnya hampir semua negara di dunia mempunyai tujuan untuk meningkatkan semaksimal mungkin kesejahteraan material warganya.Tujuan organisasi swasta tidak lagi hanya sekedar mencari keuntungan, tidak pula terbatas kepada pengabdian eksistensi organisasi yang bersangkutan, oleh karena setiap organisasi swasta juga merupakan organisasi kemasyarakatan dalam arti bahwa setiap organisasi swasta mempunyai kewajiban sosial yang harus dipenuhinya.

Dengan kata lain, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, berusaha untuk meningkatkan “mutu hidup”, bukan saja bagi anggota organisasi yang bersangkutan, tetapi juga bagi orang lain di luar organisasi. Usaha peningkatan mutu hidup mempunyai implikasi ke dalam kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Usaha meningkatkan mutu hidup merupakan kepentingan seluruh warga masyarakat, oleh karena itu tidak mengherankan apabila manusia modern disebut sebagai manusia organisasi, karena manusia modern sadar bahwa untuk memperoleh mutu hidupnya dengan cara bekerja sama dengan orang lain dalam bentuk organisasi.

Dengan semakin banyak orang terlibat dalam proses administrasi maka semakin beraneka ragam sifat, kepribadian, keinginan, aspirasi, cita-cita dan cara bertindak yang dibawa orang tersebut ke dalam organisasi. Keanekaragaman tersebut mengakibatkan semakin beraneka ragam kegiatan yang harus dilaksanakan di dalam dan oleh organisasi. Dalam dunia swasta, aneka ragam kegiatan yang harus dijalankan, meskipun pada dasarnya sama sejak tibanya abad modern, di dalam rinciannya terlihat perkembangan yang kompleks. Pada dasarnya, perusahaan/organisasi dewasa ini, sebagaimana halnya dengan masa sebelumnya tetap tergolong kepada dua golongan besar, yaitu:

1. Perusahaan/organisasi yang menghasilkan barang;

2. Perusahaan/organisasi yang mengasilkan jasa.

Proses dalam menghasilkan barang/jasa akan terlihat semakin kompleks pada fase produksi, mulai dari fase perencanaan, produksi pemasaran dan distribusi. Dalam dunia usaha, pengaruh teknologi dan perkembangan ilmu pengetahuan menunjukkan gejala pemakaian mesin serba otomatis. Pola hubungan manusia dengan mesin berubah, dalam intensitas dan bahkan dalam arti psikologi. Dalam perusahaan/organisasi yang sederhana sekalipun, pengaruh teknologi telah terasa, contohnya digunakannya mesin serba otomatis oleh perusahaan tekstil, obat dan pabrik mesin.

Kemajuan teknologi informasi membuat pihak dapat mengetahui berbagai informasi yang ingin mereka ketahui dengan segera.Dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi sehingga dapat menunjang efektifitas, efisiensi dan produktifitas.Arus informasi dalam kehidupan manusia modern tidak mungkin dibatasi.

John Naisbitt (dalam Megatrend : Ten Directions Tranforming Our Lives, 1982), mengatakan bahwa kita telah sampai pada zaman baru yang dicirikan oleh adanya ledakan informasi yang sesungguhnya menunjukkan bahwa kita telah beralih dari masyarakat industrial ke masyarakat informasi. Sistem ekonomi manusia kini tergantung kepada produksi, manajemen, dan pemanfaatan informasi.Semakin banyak organisasi/perusahaan yang mencurahkan perhatian utamanya pada penciptaan informasi yang bermanfaat bagi manajemen. Ciri yang lebih penting lagi adalah bahwa hanya perusahaan/organisasi yang mampu mencari dan mendapat informasi secara efektif yang akan berhasil.

Pimpinan dituntut mempunyai kemampuan untuk memanfaatkan informasi yang membanjiri organisasi dan membuat keputusan cepat dan tepat berdasarkan informasi tersebut.Perkembangan teknologi informasi adalah penunjang utama pembuat keputusan di dalam organisasi modern. Dalam hal ini,aplikasi teknologi komputer benar telah menandai revolusi peradaban yang memungkinkan pekerjaan di dalam perusahaan/organisasi dapat lebih cepat dan tepat. Dukungan teknologi untuk mentransfer informasi dalam bentuk audio visual juga meningkat, penerapan teknologi informasi dalam organisasi bisnis melalui konsep teleworking sudah menjadi kenyataan di beberapa negara maju. Dengan konsep teleworking, eksekutif dalam organisasi bisnis dapat mengerjakan tugas kantor di rumah, sementara komunikasi dengan kantor tetap terjaga berkat hubungan komputer melalui media telekomunikasi.

Data dan informasi yang disimpan dalam media elektronik jauh lebih besar jika dibandingkan pemakaian media kertas seperti kertas atau bentuk manual lain. Informasi kini telah menjadi komoditas mahal, informasi telah dipandang sebagai sumber daya potensial sehingga penyediaan informasi harus disertai dengan biaya besar dan kalau seseorang/organisasi tidak dapat menyaring informasi yang diperlukannya, maka pengadaan informasi akan menguras sumber daya dan dana. Persoalan pokok yang menyangkut informasi bagi organisasi adalah bagaimana memanfaatkan informasi yang bentuknya beragam tersebut untuk kepentingan organisasi.Modal penting bagi pimpinan adalah kemampuannya untuk menganalisis situasi dan kondisi secara cepat dan tepat, dan kemampuannya untuk menghasilkan/menyerap informasi handal dan akurat untuk membuat keputusan rasional.

B. Arti dan pentingnya Sistem Informasi Manajemen

1. Arti Sistem

Teori Sistem menekankan pada adanya hubungan di antara bagian atau komponen yang membentuk suatu keseluruhan (kesatuan). Teori sistem mulanya merupakan dasar dari filsafat umum, telah dikembangkan dan diperluas sebagai cara berpikir dan sebagai metode dalam menyusun pengetahuan tentang sesuatu.

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sebuah sistem terdiri dari bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.Sebuah sistem merupakan seperangkat unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud tujuan dan sasaran.

Willliam A Shorde dan Don Voich J.R. dalam buku “Organization and Management “ menyebut 6 ciri sistem:

a. Perilaku berdasar tujuan tertentu : Sistem terorientasi pada sasaran tertentu.

b. Keseluruhan : Keseluruhan melebihi jumlah semua bagian.

c. Keterbukaan : Sistem saling berhubungan dengan sebuah sistem lebih besar yakni lingkungannya.

d. Transformasi : Bagian-bagian yang beroperasi menciptakan sesuatu yang bernilai.

e. Antar hubungan : Berbagai macam bagian harus cocok satu sama lain.

f. Mekanisme kontrol : Adanya kekuatan mempersatukan dan mempersatukan sistem bersangkutan.

2. Arti Informasi

Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia, baik kegiatan terorganisasi maupun yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya peningkatannya. Berbagai kegiatan yang dilaksanakannnya sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus-menerus mulai dari persiapan kegiatan sampai berakhirnya kegiatan.Infromasi sangat dibutuhkan mulai dari mempersiapkan kegiatan sampai pada pencapaian tujuan yang diinginkan.Dalam penggunaannya kadang-kadang pengertian informasi dikacaukan dengan pengertian data dan fakta. Berikut pengertian fakta, data dan informasi:

a. Fakta : kenyataan yang terjadi.

b. Data : kumpulan dari fakta masih mentah, yang berdiri sendiri, atau fakta yang belum terorganisasi dengan baik. Data yang ada belum memberikan makna jika tidak diproses lebih lanjut dan dikaitkan dengan persoalan spesifik. Jadi data yang ada masih memerlukan proses lebih lanjut, agar memberi makna.

c. Informasi : data yang dicatat, digolong-golongkan, disusun, dihubungkan/ditafsirkan dalam kerangka tertentu untuk memberitahukan ‘pengertian’.

Fakta maupun data belum menjadi informasi sebelum mengalami proses dan kemudian dikomunikasikan. (Blumental Sherman)

Informasi dalam lingkup sistem informasi, memiliki ciri :

a. Benar atau salah.

Ini dapat berhubungan dengan realitas/tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar.

b. Baru.

Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.

c. Tambahan

Informasi dapat memperbaharui/memberi tambahan baru pada informasi yang telah ada.

d. Korektif.

Informasi dapat menjadi koreksi atas informasi salah/palsu sebelumnya.

e. Penegas.

Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada.Ini masih berguna, karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut.

Informasi, pada dasarnya diproduksi oleh adanya data.Data merupakan bahan mentah.Pada kenyataannya kedudukan antara data dan informasi sangat relatif.Informasi yang dihasilkan dari sekumpulan data, pada situasi tertentu (situasi baru) dan dalam suatu kekhususan, dapat berubah menjadi data mentah yang masih perlu diproses kembali untuk menjadi informasi baru.Informasi erat hubungannya dengan pengambilan keputusan.

Dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan, maka informasi dapat berfungsi untuk :

a. Menggambarkan

Informasi yang deskriptif membantu pimpinan menentukan apakah sesuatu akan salah atau apakah kondisi lingkungan akan berubah.

b. Menjelaskan/menerangkan

Informasi yang menjelaskan, akan sangat berhubungan dengan kemampuan seseorang untuk menyusun/merancang model. Dengan model yang ada, maka akan dapat memperjelas apa yang dimaksudkan dan hubungan yang ada.

c. Memperkirakan

Informasi prediktif, membantu pimpinan memprediksi dan mengestimasi keadaan masa akan datang dihubungan dengan masa lalu.

d. Mengevaluasi

Informasi yang evaluatif, membantu pimpinan mengadakan evaluasi periodik mengenai kerja dan aktivitas pentingnya lainnya, baik yang nampak sekarang maupun yang akan terjadi pada masa mendatang.

e. Mengadakan pembaharuan

Informasi yang inovatif adalah berupa ide/gagasan baru, rancangan dan hipotesis yang dirasakan akan dapat membantu mempercepat usaha pengembangan pembangunan.

Pimpinan akan dapat mengambil keputusan sehubungan dengan masalah yang dihadapinya, dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Tanpa informasi yang memenuhi syarat, akhirnya pimpinan akan menggunakan perkiraan untuk mengambil keputusan, sehingga akan mengakibatkan tidak dijaminnya ketepatan keputusan yang telah diambil.

Struktur Informasi

Masing-masing tingkat manajemen akan menggunakan bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan masing-masing. Karena itu terdapat bermacam-macam cara pengelompokkan informasi. Informasi terstruktur mengikuti irama dengan pola pengulangan yang sama, dan terjadi pada periode waktu yang dapat ditentukan.

Jenis Informasi

Untuk memudahkan dan mengurangi kerumitan menelaah data yang beragam dan banyaknya data yang diolah organisasi, maka dipandang dari jenis kegiatan yang ada dalam tiap organisasi, data dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu data substantif dan data fasilitatif.Demikian pula dengan informasi, bila dipandang dari jenis kegiatan substantif dan fasilitatif yang terdapat pada tiap organisasi, informasi dikelompokkan juga menjadi dua macam yaitu informasi substantif dan informasi fasilitatif.

Tingkat Informasi

Dipandang dari kebutuhan pimpinan, informasi dibagi menjadi :

a. Informasi pimpinan tingkat bawah

b. Informasi pimpinan tingkat tengah

c. Informasi pimpinan tingkat atas

Kegiatan setiap organisasi dapat dimulai dari manajemen tingkat atas bergerak ke manajemen tingkat tengah,kepada manajemen tingkat bawah, dan sampai pada kegiatan operasional. Kegiatan beberapa manajemen tersebut meliputi penjabaran fungsi-fungsi manajemen yang umum dikenal antara lain: perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan, pengawasan, pengarahan, pengkoordinasian, penganggaran, penyusunan personil, pemotivasian dan sebagainya.

Medium Informasi

Sebagai keluaran komputer maka informasi dapat ditampilkan/disajikan pada kertas, microfilm dan microfische, layar komputer, serta suara.

Tindak Lanjut Informasi

Sesudah infromasi dihasilkan, masih terdapat kegiatan lanjutan yang dilakukan terhadap informasi, yang disebut kegiatan tindak lanjut informasi yang terdiri dari :

a. Komunikasi.

b. Penyimpanan.

c. Penemuan kembali.

d. Reproduksi.

Nilai informasi

Manfaat dari informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut, sehingga manusia dapat membuat keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungkan.Semua memerlukan data dan informasi untuk menyelesaikan kegiatan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya agar dapat mencapai tujuan dengan sukses.

Hendaklah diperhitungkan secara efisien biaya yang dikeluarkan untuk informasi dengan keuntungan yang diperoleh dari penggunaannya. Dengan informasi, diharapkan:

a. Biaya lebih kecil dibanding keuntungan yang diperoleh dari penggunaan informasi tersebut.

b. Dapat menurunkan pengeluaran nyata sehingga kurang dari biasanya.

c. Dapat meningkatkan keuntungan tidak langsung organisasi, seperti: pekerjaan lancar, waktu penyelesaian lebih cepat, pelayanan kepada pelanggan lebih baik dan sebagainya.

Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristik, yaitu:

a. Ketelitian

b. Ketepatan waktu

c. Kelengkapan

d. Keringkasan

e. Kesesuaian

3. Arti Manajemen

George R Terry mendefinisikan: “Manajemen merupakan proses khas, terdiri dari tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber lainnya”

Manajemen adalah proses kegiatan dari seorang pimpinan yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara pemikiran ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan dengan melalui kerja sama orang lain sebagai sumber tenaga kerja, serta memanfaatkan sumber daya lainnya dan waktu yang tersedia, dengan cara yang tepat.

4. Arti Sistem Informasi Manajemen

Dari pengertian: sistem, informasi dan manajemen, maka berikut ini pengertian sistem informasi manajemen yang diutarakan oleh pakar diantaranya:

Sistem Informasi Manajemen: Sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen, dan pengambilan keputusan dalam organisasi. (Gordon B Davis, 1998:3).Teori sistem, pertama diutarakan oleh Kenneth Boulding, terutama menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang membentuk sebuah sistem.Unsur yang mewakili sistem secara umum adalah masukan, pengolahan dan keluaran.disamping itu sistem tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik selain dapat berasal dari output, dapat juga berasal dari lingkungan sistem yang dimaksud. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang akan memiliki semua unsur-unsur ini. Konsep lain yang terkandung dalam definisi sistem adalah konsep sinergi, yang mengandaikan bahwa di dalam suatu sistem, output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian.

Burch & Grudnitski (1989:6) menyebut ada tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktudan relevansi. Syarat informasi yang baik, lebih lengkap diuraikan Parker (1989), yaitu:

a. Ketersediaan

b. Mudah dipahami

c. Relevan

d. Bermanfaat

e. Tepat waktu

f. Keandalan

g. Akurat

h. Konsisten.

(Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, M.Pd.,APU., 2008 : 12-25)

PEMBINAAN ADMINISTRASI DAN MIS

Selanjutnya dikutip dari buku “Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan” dikarang oleh Sondang P Siagian, MPA., Ph.D., mengatakan bahwa jika pendapat yang mengatakan bahwa pemerintah memainkan peranan penting dalam menyukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan pembangunan itu benar, maka implikasinya yang nyata ialah bahwa supaya pemerintah mampu memainkan peranan tersebut dengan efektif dan efisien maka pembinaan sistem administrasi negara yang sesuai dengan tuntutan pembangunan merupakan suatu condition sine qua non.

Dengan perkataan lain, pemerintah Indonesia, tidak mungkin dapat mengelakkan diri dari keharusan untuk membina dan menyempurnakan berbagai bidang yang menyangkut aparatur pemerintah. Ada sepuluh prinsip pokok yang dapat dijadikan pedoman dalammenyempurnakan dan membina aparatur pemerintah yang kompeten, penuh dedikasi, berwibawa dan bersih, yaitu;

1. Prinsip “pembagian habis tugas dan fungsi”.

Prinsip ini menuntut agar semua tugas pokok-pokok dan fungsi-fungsi pemerintah terbagi habis dalam kementerian-kementerian dan lembaga-lembaga pemerintah non kementerian sehingga bagaimana pun cara yang digunakan untuk mengorganisasi aparatur pemerintah, tidak ada fungsi yang tidak ada instansi yang secara fungsional mengurusnya.

2. Prinsip “perumusan tugas pokok dan fungsi yang jelas”.

Usaha-usaha yang sungguh-sungguh harus dilaksanakan untuk menjamin bahwa perumusan tugas pokok dan fungsi setiap instansi adalah demikian jelasnya sehingga kemungkinan terjadinya duplikasi, repetisi,doublures dan overlapping dapat ditiadakan, atau paling sedikit dikurangi.

3. Prinsip “fungsionalisasi”.

Fungsionalisasi berarti bahwa di dalam pemerintah, ada satu instansi yag secara fungsional bertanggung jawab atas sesuatu bidang substantif dan/atau sektor pemerintahan. Dalam hal memerlukan kerja sama dengan instansi lain, fungsionalisasi akan memberikan petunjuk tentang siapa yang harus bekerja sama dengan siapa dan siapa pula yang memprakarsai kerja sama itu.

4. Prinsip “koordinasi, integrasi dan sinkronisasi”

Mengingat bahwa tidak ada satu pun keiatan pembangunan yang hanya menyangkut satu instansi, maka mutlak diperlukan bahwa organisasi pemerintahan yang diciptakan adalah organisasi yang sadar benar-benar terhadap pentingnya kerja sama dengan siapa dan siapa pula yang memprakarsai kerja sama itu.

5. Prinsip “kontinuitas”.

Pelaksanaan yang efektif, efisien dan ekonomi dari pada kegiatan pembangunan akan lebih terjamin apabila terdapat kontinuitas perumusan kebijaksanan, perencanaan, programming dan pelaksanaan kegiatan operasional. Aparatur pemerintah tidak seharusnya terpengaruh oleh kegoncangan yang mungkin terjadi dalam masyarakat baik oleh kegoncangan di bidang politik maupun di bidang ekonomi.

6. Prinsip “line and staff”

Meskipun diketahui adanya bentuk-bentuk organisasi yang lain dari pada bentuk “line and staff”, pengalaman menunjukkan bahwa bentuk “line and staf” dalam organisasi pemerintah cukup baik digunakan di Indonesia terutama karena dengan bentuk ini, terdapat deliniasi tugas dan fungsi antara unit-unit organisasi yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas pokok organisasi dengan unitunit organisasi yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bersifat menunjang.

7. Prinsip “kesederhanaan”.

Organisasi yang efektif adalah organisasi yang bentuknya sederhana, dalam arti bahwa struktur disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi organisasi,karena tugas pokok dan fungsi menimbulkan beban kerja yang menentukan struktur organisasi. Erat kaitannya dengan struktur, kiranya perlu dicegah timbulnya badan-badan yang bersifat ekstra struktural, seperti team, panitia, badan-badan ad hoc dan dewan-dewan.Para ahli organisasi telah sependapat bahwa semakin banyak badan-badan ekstra struktural diciptakan berarti bahwa unit-unit organisasi yang ada tidak/kurang mampu melaksanakan tugas kewajibannya.

8. Prinsip “adaptabilitas”.

Meskipun di muka telah dikatakan bahwa salah satu prinsip yang perlu dipegang teguh dalam penyempurnaan dan pembinaan aparatur Pemerintah adalah prinsip kontinuitas, kiranya perlu disadari bahwa satu-satunya yang konstan di dunia ini adalah perubahan.Oleh karena itu aparatur Pemerintah tidak seharusnya disusun sedemikian rupa sehingga mengurangi kemampuannya untuk menyesuaikan diri dengan perubahan, terutama perubahan yang dituntut oleh kegiatan-kegiatan pembangunan. Sebaliknya, adaptabilitas tidak perlu sedemikian luwesnya sehingga prinsip kontinuitas dikorbankan,

9. Prinsip “pendelegasian wewenang yang jelas”.

Mengingat luasnya wilayah Republik Indonesia, dan mengingat pula sifat geografis dari Nusantara, kiranya dapat diterima oleh setiap akal sehat bahwa kegiatan-kegiatan pembangunan akan berjalan dengan lebih lancar dan cepat apabila kepada pejabat bawahan diberikan delegasi wewenang yang memungkinkannya bertindak secara efektif tanpa setiap kali harus meminta pedoman dan petunjuk pada instansi induknya di pusat. Dalam pada itu, kiranya perlu pula diperhatikan bahwa dalam mendelegasikan wewenang kepada pimpinan bawahannya prinsip kesatuan Negara Republik Indonesia harus dipegang teguh.

10. Prinsip “pengawasan yang kreatif dan penilaian yang objektif”.

Yang dimaksud dengan pengawasan yang kreatif adalah suatu sistem pengawasan yag tidak dimaksudkan terutama untuk mencari kesalahan orang, akan tetapi lebih bersifat membimbing dan mendidik. Selanjutnya, yang dimaksudkan dengan penilaian yang objektif ialah suatu pengukuran daripada hasil yang dicapai dibandingkan dengan hasil yang seharusnya dicapai menurut standar dan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Bidang-bidang Administrasi untuk Disempurnakan.

Dimuka telah dikatakan bahwa agar supaya Pemerintah mampu memainkan peranan-peranannya dengan efektif, tidak ada jalan lain yang dapat ditempuh oleh Pemerintah kecuali dengan melakukan usaha-usaha yang sungguh-sungguh dalam membina dan menyempurnakan seluruh aparaturnya, baik di tingkat pusat, ditingkat daerah, di luar negeri maupun pada perusahaan-perusahaan negara termasuk bank-bank milik Pemerintah.

Membina dan menyempurnakan aparatur Pemerintah dapat dilakukan dengan cara pendekatan institusionalisasi (institutions building), dan dapat juga dilakukan dengan cara pendekatan bidang substantif.

Yang dimaksud dengan cara pendekatan institusional ialah pembinaan dan penyempurnaan proses pelembagaan, misalnya dengan pembinaan dan penyempurnaan struktur organisasi dari Departemen-Departemen dan Lembaga-Lembaga Pemerintah Non Departemen, pada tingkat pusat dan penyempurnaan struktur organisasi Pemerintah Daerah.

Yang dimaksud dengan cara pendekatan bidang substantif ialah proses pembinaan dan penyempurnaan bidang-bidang materi administrasi seperti bidang keuangan, bidang logistik, bidang perkantoran, dan sebagainya.

Bidang Administrasi Tingkat Pusat.

Pembinaan dan penyempurnaan administrasi negara pada tingkat pusat meliputi:

1. Penyempurnaan perumusan tugas pokok dan fungsi setiap Departemen dan setiap Lembaga Pemerintah Non Departemen. Tujuan daripada penyempurnaan dalam bidang ini ialah agar supaya semakin jelas apa yang menjadi bidang tanggung jawab setiap instansi sehingga dengan adanya perumusan yang jelas overlapping, duplikasi dan repetisi dapat dihindarkan;

2. Penyempurnaan struktur organisasi. Prinsip yang seyogianya dianut oleh Pemerintah dalam meyempurnakan struktur organisasi berbagai instansi pada tingkat pusat ialah prinsip kesederhanaan. Artinya struktur organisasi disusun sesuai dengan beban kerja yang ditimbulkan oleh tugas pokok dan fungsi. Jika hal yang demikian terjadi, maka kebutuhan akan badan-badan yang bersifat ekstra struktural, seperti panitia, team, badan ad hoc, dewan dan sebangsanya dapat dikurangi. Kiranya penting diperhatikan bahwa semakin banyak badan-badan ekstra struktural yang harus diciptakan berarti bahwa pelaksanaan fungsionalisasi daripada unit-unit organisasi yang secara struktural melembaga tidak berjalan sebagaimana mestinya.

3. Bidang kepegawaian. Dua prinsip yang biasannya dianut dalam pembinaan dan penyempurnaan administrasi kepegawaian ialah : (a) prinsip merit system, dan (b) prinsip career service. Dalam menangani masalah-masalah administrasi kepegawaian, sebaiknya cara pendekatan yang bersifat “package deal” yang digunakan. Yang dimaksud dengan ”package deal” ialah meninjau seluruh proses administrasi kepegawaian, mulai dari proses pengadaan tenaga kerja (recruitment) hingga kepada proses pemensiunan.

4. Bidang keuangan. Kenyataan menunjukan bahwa jumlah anggaran yang tersedia bagi Pemerintah untuk melaksanakan kegiatan-kegiatannya semakin meningkat dari tahun ke tahun. Peningkatan jumlah anggaran tersebut jelas menuntut pengelolaan keuangan yang lebih baik.

5. Bidang logistik. Meningkatkan kegiatan-kegiatan pembangunan mempunyai konsekuensi bahwa peralatan dan fasilitas yang diperlukan semakin meningkat pula, baik dalam arti kualitatif maupun dalam arti kuantitatif. Masalah-masalah yang perlu dipecahkan meliputi masalah-masalah:

a. Pengadaan (procurement) termasuk pembelian.

b. Penyimpanan

c. Pola dan sistem distribusi, dan

d. Pemeliharaan

6. Bidang perkantoran. Suatu kantor tidak hanya sekedar tempat orang bekerja. Kantor sesungguhnya adalah otak dari suatu organisasi. Kantor adalah pula gudang informasi. Oleh karena itu usaha-usaha pembinaan dan penyempurnaan administrasi harus memberikan perhatian khusus bagi penyempurnaan administrasi perkantoran.

Masalah-masalah yang termasuk lingkup perkantoran, antara lain adalah:

a. Masalah tata ruang,

b. Masalah penerangan dalam ruang,

c. Masalah ventilasi,

d. Masalah kebersihan kantor,

e. Perabot dan peralatan kantor lainnya,

f. Prosedur dan tata kerja,

g. Kearsipan, termasuk sistem penyimpanan dokumen dan kebijaksanaan tentang retensi dokumen, dan

h. Pola surat menyurat

7. Bidang hubungan kerja.Tidak ada satu pun kegiatan pembangunan yang merupakan tanggung jawab satu instansi saja untuk melaksanakannya. Artinya, untuk melaksanakan setiap kegiatan pembangunan diperlukan kerja sama antar instansi dengan mempergunakan pendekatan yang multi-fungsional. Karena itu peningkatan pemeliharaan hubungan yang terkoordinasi dan serasi mutlak untuk dilakukan.

(Sondang P Siagian, MPA., Ph.D, 1990, 168-175)

B. Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang akan dibahas oleh penulis adalah:

1. Dokumen Prosedur Menjamin Mutu Jasa Diklat

Standar internasional mensyaratkan suatu organisasi mempunyai suatu kegiatan administrasi seperti catat mencatat, surat menyurat, dan buku agenda kas seperti yang diungkapkan olehSoewarno Handayaningrat:

Pengertian organisasi pada landasan teori menunjukkan kepada kita di dalam organisasi yang merupakan sebagai wadah kegiatan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut kegiatannya tercatat dan terdokumentasi dalam arsip sebagai salah satu dari informasi manajemen.

Menurut Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU, dalam buku ”Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern” menyatakan administrasi pada umumnya diartikan “keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan oleh dua manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”, yang baru dari administrasi adalah kompleksitas dari proses administrasi. Kompleksitas administrasi timbul karena faktor, antara lain:

1. Semakin cerdas manusia.

2. Semakin rumit tujuan yang hendak dicapai.

3. Semakin banyak terlibat dalam proses administrasi.

4. Semakin aneka ragam kegiatan yang harus dilaksanakan.

5. Semakin rumit alat yang digunakan dalam pelaksanaan tugas.

6. Perkembangan ilmu dan teknologi yang mempengaruhi proses administrasi.

Ini sesuai dengan catatan 2 persyaratan dokumentasi ISO 9001 : 2008 mengenai pengembangan dokumen Sistem Manajemen Mutu dapat berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lain dikarenakan:

a. Besar kecilnya suatu perusahaan dan tipe aktifitasnya

b. Kompleksitas proses dan interaksi-interaksinya, dan

c. Kompetensi personil

Usaha meningkatkan mutu hidup merupakan kepentingan seluruh warga masyarakat/pelanggan, oleh karena itu tidak mengherankan apabila manusia modern disebut sebagai manusia organisasi, karena manusia modern sadar bahwa untuk memperoleh mutu hidupnya dengan cara bekerja sama dengan orang lain dalam bentuk organisasi.

a. Membuktikan kemampuannya secara konsisten dalam pemenuhan produk sesuai dengan persyaratan pelanggan dan undang-undang yang berlaku, dan

Dengan catatan 1 dalam standar internasional, istilah “produk” hanya berlaku untuk :

1. Produk yang diinginkan atau dipersyaratkan oleh pelanggan.

2. Keluaran apapun hasil dari proses realisasi produk.

Pada seluruh naskah standar internasional ini jika muncul istilah “produk”, hal itu juga dapat berarti “jasa”.

Dengan catatan 2 persyaratan perundang-undangan dan peraturan dapat dinyatakan sebagai persyaratan hukum.

Dengan semakin banyak orang terlibat dalam proses administrasi maka semakin beraneka ragam sifat, kepribadian, keinginan, aspirasi, cita-cita dan cara bertindak yang dibawa orang tersebut ke dalam organisasi. Keanekaragaman tersebut mengakibatkan semakin beraneka ragam kegiatan yang harus dilaksanakan di dalam dan oleh organisasi. Dalam dunia swasta, aneka ragam kegiatan yang harus dijalankan, meskipun pada dasarnya samasejak tibanya abad modern, di dalam rinciannya terlihat perkembangan yang kompleks. Pada dasarnya, perusahaan/organisasi dewasa ini, sebagaimana halnya dengan masa sebelumnya tetap tergolong kepada dua golongan besar, yaitu:

1. Perusahaan/organisasi yang menghasilkan barang;

2. Perusahaan/organisasi yang mengasilkan jasa.

Proses dalam menghasilkan barang/jasa akan terlihat semakin kompleks pada fase produksi, mulai dari fase perencanaan, produksi pemasaran dan distribusi.

Medium Informasi

Sebagai keluaran komputer maka informasi dapat ditampilkan/disajikan pada kertas, microfilm dan microfische, layar komputer, serta suara.

Ini sesuai dengan catatan 3 persyaratan dokumentasi ISO 9001 : 2008 mengenai pengembangan dokumen Sistem Manajemen Mutu: Dokumentasi dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media.

Tindak lanjut Informasi

Sesudah informasi dihasilkan, masih terdapat kegiatan lanjutan yang dilakukan terhadap informasi, yang disebut kegiatan tindak lanjut informasi yang terdiri dari :

a. Komunikasi.

b. Penyimpanan.

c. Penemuan kembali.

d. Reproduksi.

Arsip yang ditetapkan ISO 9001: 2008 untuk pembuktian kesesuaian terhadap persyaratan dan bukti efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang dibutuhkan seperti identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa berlaku dan pemusnahan arsip.Catatan / arsip harus tetap terbaca, telah diberi identitas dan mudah di akses.

Nilai informasi

Organisasi harus menyusun dan memelihara satu manual mutu yang mencakup:

a. Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk rincian-rincian dan daftar-daftar pengecualian.

b. Prosedur-prosedur terdokumentasi yang dirancang untuk Sistem Manajemen Mutu atau rujukan-rujukan terhadap prosedur-prosedur tersebut, dan

c. Suatu gambaran tentang interaksi antara prosedur-prosedur dan Sistem Manajemen Mutu.

a. Mengesahkan dokumen-dokumen dan pemeriksaan kelengkapannya sebelum diterbitkan.

b. Untuk meninjau ulang dan memperbaharui sebagaimana dibutuhkan dan pengesahan ulang terhadap dokumen-dokumen tersebut

c. Untuk memastikan bahwa perubahan-perubahan yang terjadi pada dokumen-dokumen, status terkini dokumen dapat teridentifikasi

d. Untuk serta memastikan bahwa dokumen yang relevan tersedia pada lokasi penggunaan.

e. Untuk memastikan bahwa dokumen tetap terbaca dan teridentifikasi.

g. Untuk mencegah penggunaan tak sengaja terhadap dokumen-dokumen kadaluarsa dan pemberian identifikasi yang sesuai bagi dokumen kadaluarsa yang ingin disimpan.

Uraian mengenai dokumen prosedur bisa menjamin mutu jasa diklat adalah sebagai berikut: jika akan melaksanakan suatu diklat maka proses administrasi dari mulai pengembangan modul sampai dengan membuat laporan diklat seperti dikemukakan pada bab I, harus ada dokumen prosedurnya dan rekaman-rekamankegiatan seperti daftar hadir, kuitansi dan surat menyuratnya harus tersimpan rapi sebagai arsip.

Penyimpanan arsip-arsip diklatnya tersebut harus dibuat pula dokumen prosedurnya.Isinya mengenai birokrasi administrasi penyimpanan dan penunjukkan penyimpanan arsip suatu diklat di suatu tempat dan juga jadual retensi arsip diklatnya.

Tujuan dokumen prosedur dibuat adalah membuat kepastian bekerja dalam mengelola suatu diklat dari awal sampai dengan akhir kegiatan karena kompleksitas administrasi dan sebagai penunjuk tempat simpan arsipnya sehingga terpelihara oleh sarana penyimpanan yang baik agar mudah ditemukan sebagai informasi pengambilan keputusan organisasi untukmenjaga produk jasa diklat dengan sistem manajemen mutu yang baik seperti yang diinginkan masyarakat/pelanggan.

2.Upaya Tertib Administrasi Arsip dapat Mempersiapkan Kediklatan Berstandar

Internasional.

Pembinaan sistem administrasi negara yang sesuai dengan tuntutan perbaikan mutu produk pelayanan masyarakat merupakan suatu condition sine qua non (tidak mungkin dapat mengelakkan diri dari) keharusan untuk membina dan menyempurnakan berbagai bidang yang menyangkut aparatur pemerintah.Dikemukakan pada landasan teori ada sepuluh prinsip pokok yang dapat dijadikan pedoman dalam menyempurnakan dan membina aparatur pemerintah yang kompeten, penuh dedikasi, berwibawa dan bersih, yaitu;

1. Prinsip “pembagian habis tugas dan fungsi”.

2. Prinsip “perumusan tugas pokok dan fungsi yang jelas”.

3. Prinsip “fungsionalisasi”.

4. Prinsip “koordinasi, integrasi dan sinkronisasi”

5. Prinsip “kontinuitas”.

6. Prinsip “line and staff”.

7. Prinsip “kesederhanaan”.

8. Prinsip “adaptabilitas”.

9. Prinsip “pendelegasian wewenang yang jelas”.

10. Prinsip “pengawasan yang kreatif dan penilaian yang objektif”.

Pemerintah mampu memainkan peranan-peranannya dengan efektif, tidak ada jalan lain yang dapat ditempuh oleh Pemerintah kecuali dengan melakukan usaha-usaha yang sungguh-sungguh dalam membina dan menyempurnakan seluruh aparaturnya, baik di tingkat pusat, di tingkat daerah, di luar negeri maupun pada perusahaan-perusahaan negara termasuk bank-bank milik Pemerintah.

Membina dan menyempurnakan aparatur Pemerintah dapat dilakukan dengan cara pendekatan bidang substantif ialah proses pembinaan dan penyempurnaan bidang-bidang materi administrasi seperti bidang keuangan, bidang logistik, bidang perkantoran, dan sebagainya.

Bidang Administrasi Tingkat Pusat.

Pembinaan dan penyempurnaan administrasi negara pada tingkat pusat meliputi:

1. Penyempurnaan perumusan tugas pokok dan fungsi setiap Departemen dan setiap Lembaga Pemerintah Non Departemen.

2. Penyempurnaan struktur organisasi.

3. Bidang kepegawaian.

4. Bidang keuangan.

5. Bidang logistik.

6. Bidang perkantoran.

7. Bidang hubungan kerja.

Penulis hanya ingin membahas di bidang perkantorannya saja, karena terkait dengan upaya tertib administrasi arsip di Pusdiklat Mineral dan Batubara yang berkaitan dengan ketatausahaan.

Bidang perkantoran.

Suatu kantor tidak hanya sekedar tempat orang bekerja. Kantor sesungguhnya adalah otak dari suatu organisasi.Kantor adalah pula gudang informasi.Oleh karena itu usaha-usaha pembinaan dan penyempurnaan administrasi harus memberikan perhatian khusus bagi penyempurnaan administrasi perkantoran.

Masalah-masalah yang termasuk lingkup perkantoran, antara lain adalah:

a. Masalah tata ruang,

b. Masalah penerangan dalam ruang,

c. Masalah ventilasi,

d. Masalah kebersihan kantor,

e. Perabot dan peralatan kantor lainnya,

f. Prosedur dan tata kerja,

g. Kearsipan, termasuk sistem penyimpanan dokumen dan kebijaksanaan tentang retensi dokumen, dan

h. Pola surat menyurat.

Penulis akan membahas secara singkat satu persatu tentang uraian di atas :

a. Masalah Tata Ruang.

Suatu kantor harus mempunyai tata ruang yang baik dan sesuai urutan prosedur kerja seperti yang diinginkan dokumen prosedur, agar dapat bekerja secara cepat pada setiap tahap penyelesaian kerjanya. Gunanya adalah tercapai koordinasi dokumen/arsip yang terkendali.

b. Masalah Penerangan Ruangan.

Ruangan kantor sebaiknya mempunyai cahaya yang melimpah dan dapat di atur limpahan cahayanya. Jendela atau sumber cahaya lainnya perlu juga diperhatikan sebagai pengganti lampu listrik agar dapat hemat energi.Jumlah cahaya diukur dengan kekuatan berlipat dari cahaya lilin per meter persegi. Hitungan yang tepat sebaiknya kantor mengkonsultasikan ke ahli interior dekorasi ruangan.

c. Masalah Ventilasi

Selain gunanya untuk tempat masuk cahaya, jendela juga untuk mengatur sirkulasi udara untuk menghindari kelembaban dan udara “basi” yang mengandung karbondioksida. Udara yang segar tidak saja baik bagi orang yang ada di dalam ruangan tapi juga membuat arsip-arsip yang tersimpan menjadi tidak lembab.

d. Masalah Kebersihan Kantor

Masalah ini mutlak harus dilakukan oleh orang bermasyarakat dan beriman, karena kebersihan kantor mencerminkan kepribadian seseorang. Disiplin dan pentaatan aturan yang tinggi ikut menunjang kelancaran kerja, contohnya tidak makan dan minum di ruangan kantor sehingga tidak ada binatang pengerat seperti tikus dan pengerat yang akan mengganggu peralatan dan dokumen kantor kita.

e.Perabot dan peralatan kantor lainnya

Perabot dan peralatan kantor harus selalu mendukung kegiatan perkantoran. Pimpinan administrasi yang biasanya disebut dengan tata usaha, administrasi dan umum, atau general manajer harus berusaha memenuhi sarana dan prasarana kantor mulai dari alat tulis kantor sampai dengan peralatan elektronik seperti mesin foto kopi.

f. Prosedur dan Tata Kerja

g. Kearsipan (Sistem Penyimpanan Dokumen dan Kebijaksanaan tentang Retensi Dokumen)

Hal ini sudah dibahas pada bab I di halaman 6 dengan tema pengendalian dokumen dan pengendalian arsip/catatan Mutu. Sebagai tambahan, unit kearsipan Pusdiklat Mineral dan Batubara harus membuat dokumen prosedur tempat penyimpanan arsip agar mudah ditemukan dan dapat digunakan sebagai informasi membantu sistem informasi manajemen dan sistem manajemen mutu produk jasa diklat. Sistem penyimpanan dokumen di Pusdiklat Mineral dan Batubara, telah diatur dalam Peraturan Menteri ESDM Nomor 052 Tahun 2006 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan Kementerian ESDM.

Kebijaksanaan retensi dokumen/arsip diklat dituangkan ke dalam Jadual Retensi Arsip (JRA) diklat yang saat ini sedang dirumuskan oleh Tim Perumus JRA Diklat di Badan Pendidikan dan Pelatihan Energi dan Sumber Daya Mineral.

h. Pola surat menyurat.

Surat menyurat di kegiatan perkantoran diatur pula mengenai sifat, jenis, dan bentuk suratnya. Kewenangan atau penandatanganan surat ditentukan pejabat-pejabat yang menandatangani suratnya dengan menggunakan prosedur yang ada.

Sistem surat menyurat di Pusdiklat Mineral dan Batubara, telah diatur dalam Peraturan Menteri ESDM Nomor 052 Tahun 2006 tentang Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan Kementerian ESDM.

Suatu dokumen prosedur harus dibuat untuk usaha-usaha pembinaan dan penyempurnaan administrasi dan memberikan perhatian khusus bagi penyempurnaan administrasi perkantoran.

Bagi suatu kegiatan yang telah ada peraturan-peraturannya maka dokumen prosedur tersebut harus menunjuk/mengacu kepada peraturannya tersebut agar tidak rancu. Contohnya pembuatan surat si Fulan harus melihat peraturan A jika surat itu bersifat B.

Setelah masalah bidang perkantoran di atas tertangani, maka harus disadari arsip akan terpelihara dengan baik dan menjadi bagian dari sistem informasi manajemen dan sistem manajemen mutu. Hubungan antara arsip dengan sistem informasi manajemen dapat kita lihat di landasan teori karya tulis ini di halaman 12 sampai 17 yang dikemukakan olehDrs. Zulkifli Amsyah, MLS. Hubungan antara arsip/dokumen prosedur dengan sistem manajemen mutu telah terurai di pemecahan masalah nomor 1 pada karya tulis ini di halaman 32-36 yang dikemukakan oleh Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU.

Upaya tertib administrasi arsip dapat dilakukan dengan memperhatikan:

1. sepuluh prinsip pokok yang dapat dijadikan pedoman dalam menyempurnakan dan membina aparatur pemerintah yang kompeten, penuh dedikasi, berwibawa dan bersih.

2. pembenahan masalah bidang perkantoran di butir: prosedur dan tata kerja, kearsipan dan pola surat menyurat.

Kalau seluruh komponen yang ada pada SIM kita lihat kembali, maka akan terlihat bahwa pada setiap kegiatan akan menghasilkan arsip sebagai rekamannya. Arsip-arsip yang terjadi karena kegiatan pengambilan keputusan pada masing-masing komponen merupakan data baru. Data baru ini perlu disimpan sebagai arsip, baik dalam bentuk arsip kertas, film maupun media lain seperti media komputer. Data tersebut akan diperlukan pada kegiatan-kegiatan berikutnya. Demikian seterusnya sehingga terjadi arus arsip yang mengikuti siklus proses kegiatan SIM secara terus menerus.

Proses administrasi semakin komplek karena tujuan yang hendak dicapai semakin kompleks. Di bidang administrasi negara, misalnya hampir semua negara di dunia mempunyai tujuan untuk meningkatkan semaksimal mungkin kesejahteraan material warganya.Tujuan organisasi tidak lagi hanya sekedar mencari keuntungan, tidak pula terbatas kepada pengabdian eksistensi organisasi yang bersangkutan, oleh karena setiap organisasi juga merupakan organisasi kemasyarakatan dalam arti bahwa setiap organisasi mempunyai kewajiban sosial yang harus dipenuhinya. Dengan kata lain, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, berusaha untuk meningkatkan “mutu hidup”, bukan saja bagi anggota organisasi yang bersangkutan, tetapi juga bagi orang lain di luar organisasi. Usaha peningkatan mutu hidup mempunyai implikasi ke dalam kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi yang siapuntuk dipergunakan, disebut dengan arsip beserta jadual retensinya, oleh manajemen (dalam hal khusus sistem manajemen mutu) dalam mengambil keputusan, untuk menghasilkan produk jasa diklat yang dipersyaratkan pelanggan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk mempersiapkan mutu diklat sebagai bukti kegiatan mempertahankan keberadaan organisasi diklat yang berstandar internasional.

BAB III

PENUTUP

A. Ringkasan

Organisasi ISO 9001 : 2008 harus merencanakan dan membangun proses-proses yang dibutuhkan untuk merealisasikan produk. Perencanaan realisasi produk harus konsisten dengan persyaratan proses-proses Sistem Manajemen Mutu yang lain. Dalam perencanaan realisasi produk, organisasi harus menentukan hal-hal sebagai berikut :

a. Sasaran mutu dan persyaratan-persyaratan produk

b. Penetapan proses-proses, dokumen-dokumen dan penyiapan sumber daya yang spesifik terhadap produk tersebut.

c. Verifikasi yang dipersyaratkan, validasi, monitor, inspeksi dan aktifitas-aktifitas pengujian yang spesifik terhadap produk dan kriteria keberterimaan produk.

d. Catatan-catatan yang dibutuhkan untuk pembuktian bahwa proses realisasi produk dan hasilnya telah sesuai dengan persyaratan. (lihat pengendalian arsip/catatan mutu halaman 6)

Output dari perencanaan ini harus dalam suatu bentuk yang sesuai dengan metode operasional perusahaan.

Catatan 1: Suatu dokumen yang merincikan proses-proses Sistem Manajemen Mutu (termasuk proses realisasi produk) dan sumber daya yang digunakan pada suatu jenis produk, proyek atau kontrak dapat disebut sebagai rencana mutu.

Catatan 2 : organisasi perusahaan dapat juga menerapkan perancangan dan pengembangan untuk pengembangan proses realisasi produk.

Penetapan pemastian persyaratan produk, organisasi harus menentukan :

a. Persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan.

b. Undang-undang dan peraturan yang berlaku bagi produk tersebut.

c. Persyaratan tambahan lain yang ditetapkan oleh perusahaan.

Organisasi harus meninjau persyaratan yang menyangkut produk.Peninjauan ini harus dilaksanakan sebelum instansi berkomitmen memenuhi produk tersebut kepada pelanggan.Catatan bukti hasil peninjauan dan tindakan yang muncul dari peninjauan tersebut harus disimpan (lihat pengendalian arsip/catatan mutu, halaman 6).

Masukan berkaitan dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan arsipnya dipelihara (lihat pengendalian arsip, halaman 6), harus mencakup:

a. Persyaratan fungsional dan kinerja,

b. Persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku,

c. Jika dapat, informasi yang diturunkan dari desain serupa di masa lalu, dan

d. Persyaratan lain yang perlu bagi desain dan pengembangan.

Input tersebut harus ditinjau akan kecukupannya. Persyaratan harus lengkap, jelas dan tidak bertentangan dengan yang lain.

Output perancangan dan pengembangan harus :

a. Memenuhi persyaratan masukan bagi perancangan dan pengmbangan,

b. Memberi informasi sesuai untuk pembelian, produksi dan penyediaan jasa,

c. Berisi atau mengacu pada kriteria keberterimaan produk, dan

d. Menentukan karakteristik produk yang penting untuk pemakaian yang aman dan benar.

Organisasi harus memvalidasi setiap proses produksi dan penyediaan jasa dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi dengan pemantauan atau pengukuran. Dan sebagai konsekuensi kekurangan hanya dapat dikenali setelah produk digunakan atau pelayanan telah diserahkan.Validasi tersebut harus membuktikan bahwa proses yang dirancang dapat memenuhi hasil yang direncanakan.

Organisasi harus mengatur proses-proses validasi tersebut, sebagaimana hal yang dikemukakan di bawah ini:

a. Kriteria yang ditetapkan dalam peninjauan dan pengesahan proses.

b. Pengesahan peralatan dan kualifikasi personil.

c. Penggunaan metode khusus beserta prosedurnya

d. Persyaratan catatan mutu (lihat pengendalian arsip, halaman 6) dan

e. Validasi ulang.

Pelaksanaan program diklat di Pusdiklat Mineral dan Batubara telah mempunyai prosedur kerja dan menghasilkan arsip di setiap kegiatannya, tetapi peraturan Jadual Retensi Arsip (JRA) diklat belum ada dan sedang dirumuskan oleh Tim Perumus JRA Diklat di Badan Pendidikan dan Pelatihan Energi dan Sumber Daya Mineral.

Prosedur kerja pelaksanaan suatu program diklat dimulai dari pengembangan modul dan kurikulum diklat sampai dengan evaluasi diklat. Perencanaan pengembangan dilaksanakan oleh Subbidang Program dan Perencanaan di Bidang Program dan Kerja Sama dibantu oleh Subbidang Standar Diklat di Bidang Standar dan Sarana Prasarana Diklat. Merencanakan diklat yang perlu diperhatikan adalah:

1. anggaran,

2.waktu pelaksanaan diklat,

3. materi dan modul diklat,

4.tenaga pengajar serta

5. standar diklat berupa aturan perundangan suatu diklat dan

6.persiapan sarana prasarana kelas.

Perencanaan diklat yang telah selesai diberikan ke Bidang Penyelenggaraan dan Evaluasi Diklat c.q. Subbidang Penyelenggaraan Diklat.Pekerjaan yang dilaksanakaan adalah melaksanakan program diklat sesuai dengan waktu pelaksanaan yang telah direncanakan. Urutan pekerjaan dalam pelaksanaan diklat adalah sebagai berikut :

1. Membuat Surat Keputusan Penyelenggaraan diklat mengenai tim panitia pelaksana diklat.

2. Pencairan anggaran atau penerimaan pendapatan Negara bukan pajak.

3. Melakukan persuratan ke instansi terkait mengenai pemanggilan peserta diklat, praktek kerja lapangan dan bantuan tenaga pengajar.

4. Menyiapkan kelas, laboratorium dan alat tulis kantor danlain sebagainya.

5. Pelaksanaan diklat: Belajar mengajar, pengawasan kelas dan ujian diklat.

Setelah suatu diklat selesai dilaksanakan maka diadakan evaluasi c.q. Subbidang Evaluasi Diklat terhadap diklat yang diselenggarakan kepada alumni peserta diklat melalui questioner yang diberikan kepada peserta diklat. Pertanyaan Evaluasi diklat melalui questioner adalah:

1. Kesesuaian mata diklat dengan pekerjaan

2. Teknik mengajar dan sikap mengajar widyaiswara.

3. Mata diklat yang harus diperbaiki atau dipertahankan.

4. Kenyamanan sarana dan prasarana penyelenggaraan diklat.

5. Pelayanan sekretariat panitia pelaksana diklat.

6. Saran, kritik dan keluhan peserta diklat.

Semua tahapan pekerjaan pelaksanaan program diklat di atas sudah mempunyai dokumen prosedur kerja yang menciptakan rekaman kegiatan berupa arsip sebagai informasi dalam melaksanakan tugas dan fungsi Pusdiklat Mineral dan Batubara (seperti telah disebutkan pada bab I halaman 7) dan evaluasi diklat adalah validasi program diklat Pusdiklat Mineral dan Batubara.

B. Kesimpulan

1. Organisasi sebagai wadah

2. Organisasi sebagai rangkaian hierarki antara orang-orang dalam suatu ikatan formal.

Manajemen yang kuat dan solid sudah pasti akan menampakkan prosedur kerja dan tata hubungan kerja yang baik untuk menciptakan organisasi yang “sehat” dan menghasilkan produk barang/jasa yang baik pula. Dengan demikian dapat kita ketahui bahwa di dalam organisasi terdapat unsur-unsur yang terkait satu keahlian kerja dengan keahlian kerja yang lainnya sehingga terdapat tata hubungan kerja yang akan membentuk sistem manajemen, dengan tujuan menghasilkan mutu barang/jasa yang dapat dipercaya masyarakat dan tidak merugikan konsumen pengguna barang/jasa, kemudian hal ini dapat disebut dengan Sistem Manajemen Mutu.

Maka harus disadari arsip yang terpelihara dengan baik dimulai dari rekaman-rekaman dan dokumen awal sampai akhir kegiatan serta adanya peraturan atau dokumen prosedur jadual retensi arsip akan menjadi bagian dari sistem informasi manajemen dan sistem manajemen mutu. Hubungan antara arsip dengan sistem informasi manajemen dapat kita lihat di landasan teori karya tulis ini di halaman 12 sampai 17 yang dikemukakan olehDrs. Zulkifli Amsyah, MLS. Hubungan antara arsip/dokumen prosedur dengan sistem manajemen mutu telah terurai di pemecahan masalah nomor 1 pada karya tulis ini di halaman 32-36 yang dikemukakan oleh Prof. Dr. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU.

Pelaksanaan program diklat di Pusdiklat Mineral dan Batubara telah mempunyai prosedur kerja dan menghasilkan arsip di setiap kegiatannya, tetapi peraturan/dokumen prosedur Jadual Retensi Arsip (JRA) diklat belum ada dan sedang dirumuskan oleh Tim Perumus JRA Diklat di Badan Pendidikan dan Pelatihan Energi dan Sumber Daya Mineral.

Jadi kesimpulannya adalah:

Pusdiklat Mineral dan Batubara yang telah mempunyai dokumen prosedur kerja dan Pedoman Tata Persuratan dan Kearsipan akan bertambah siap menghadapi program kediklatan berstandar internasional (ISO 9001 : 2008)untuk memenuhi persyaratan mutu produk jasa diklat kepada masyarakat/pelanggan pengguna jasa diklat sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku apabila ada peraturan Jadual Retensi Arsip (JRA) diklat.

Untuk sementara waktu jika JRA diklat belum ada, maka arsip-arsip diklat sebagai persyaratan dokumen ISO 9001 : 2008 Jadual Retensi Arsip (JRA) nya dengan menggunakan Peraturan Pemerintah Nomor: 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip dan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Nomor : SE/02/1983 tentang Nilai Guna Arsip.

Arsip sebagai salah satu informasi di Sistem Informasi Manajemen untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu dengan keuntungan yang diperoleh dari penggunaannya. Dengan informasi, diharapkan:

a. Biaya lebih kecil dibanding keuntungan yang diperoleh dari penggunaan informasi tersebut.

b. Dapat menurunkan pengeluaran nyata sehingga kurang dari biasanya.

c. Dapat meningkatkan keuntungan tidak langsung organisasi, seperti: pekerjaan lancar, waktu penyelesaian lebih cepat, pelayanan kepada pelanggan lebih baik dan sebagainya.

DAFTAR PUSTAKA

A. Buku-buku.

Amsyah, Zulkifli, Drs., MLS. 1996. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Gramedia

PustakaUtama.

Handayaningrat, Soewarno, Drs.1996. Pengantar Ilmu Administrasi dan Manajemen.

Jakarta: CV. Haji Masagung.

Hasibuan, Malayu S.P.1984. Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah. Jakarta:

CV. Haji Masagung.

P Siagian, Sondang, M.P.A., Ph.D. 1990. Sistem Informasi untuk Pengambilan

Keputusan. Jakarta: CV. Haji Masagung.

____________________ . 1994. Filsafat Administrasi. Jakarta: Gunung Agung.

Sedarmayanti, Prof. Dr. Hj., M.Pd., APU. 2008.Tata Kearsipan dengan Meman-

faatkanTeknologi Modern. Bandung: CV. Mandar Maju.

Soekarno K, Drs.1985. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Miswar.

B. Sumber lain.

Buku Pegangan Standard ISO 9001 :2008.Diperoleh tahun 2011.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Pelaksanaan Tertib Administrasi Arsip sebagai Sistem Informasi Manajemen untuk Persiapan Kediklatan Berstandar Internasional

di Pusdiklat Mineral dan Batubara

(ISO 9001 : 2008)

Sari

Oleh : Muhammad Sya’bany, S.IP.

Manajemen yang kuat dan solid sudah pasti akan menampakkan prosedur kerja dan tata hubungan kerja yang baik untuk menciptakan organisasi yang “sehat” dan menghasilkan produk barang/jasa yang baik pula. Dengan demikian dapat kita ketahui bahwa di dalam organisasi terdapat unsur-unsur yang terkait satu keahlian kerja dengan keahlian kerja yang lainnya sehingga terdapat tata hubungan kerja yang akan membentuk sistem manajemen, dengan tujuan menghasilkan mutu barang/jasa yang dapat dipercaya masyarakat dan tidak merugikan konsumen pengguna barang/jasa, kemudian hal ini dapat disebut dengan Sistem Manajemen Mutu.

Arsip sebagai salah satu informasi di Sistem Informasi Manajemen untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu dengan keuntungan yang diperoleh dari penggunaannya. Dengan informasi, diharapkan:

a. Biaya lebih kecil dibanding keuntungan yang diperoleh dari penggunaan informasi tersebut.

b. Dapat menurunkan pengeluaran nyata sehingga kurang dari biasanya.

c. Dapat meningkatkan keuntungan tidak langsung organisasi, seperti: pekerjaan lancar, waktu penyelesaian lebih cepat, pelayanan kepada pelanggan lebih baik dan sebagainya.

Kata Pengantar

Segala Puji bagi Allah S.W.T yang telah mengizinkan penulis untuk menyelesaikan karya tulis dengan judul “Pelaksanaan Tertib Administrasi Arsip sebagai Sistem Informasi Manajemen untuk Persiapan Kediklatan Berstandar Internasional di Pusdiklat Mineral dan Batubara(ISO 9001 : 2008)”. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Mineral dan Batubara khususnya di Bidang Standar Diklat dan Sarana Prasarana akan bersiap menjadi kediklatan berstandar internasional.

Kegiatan organisasi berstandar internasional tidak terlepas dari kearsipan, dari awal kegiatan yaitu ada dokumen prosedur sampai dengan jadual retensi arsipnya.Dapat dipastikan bahwa arsip merupakan pendukung utama organisasi berstandar internasional, karena setiap administrasi kegiatannya terekam di arsip.

Penulis sebagai tergerak untuk membuat karya tulis sebagai sumbang piker untuk Pusdiklat Mineral dan Batubara.Hanya pengelola arsip yang tahu kegiatan kearsipan.

Mudah-mudahan dengan karya tulis ini dapat memberikan sedikit pencerahan untuk persiapan program kediklatan berstandar internasional.

Bandung, 25 April 2011

Muhammad Sya’bany, S.IP.

NIP 19760810 200411 1 001

Pelaksanaan Tertib Administrasi Arsip sebagai Sistem Informasi Manajemen untuk Persiapan Kediklatan Berstandar Internasional

di Pusdiklat Mineral dan Batubara

(ISO 9001 : 2008)

Disusun oleh :

Arsiparis Pertama,

Muhammad Sya’bany, S.IP.

NIP 19760810 200411 1 001

Mengetahui :

Plh. Kepala Pusdiklat Mineral dan Batubara,

Dr. Ir. Bambang Tjahjono Setiabudi, M. Sc.

NIP 19580517 198503 1 002

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN MINERAL DAN BATUBARA

2011

coba

Rabu, 27 Maret 2013

Pelaksanaan Tertib Administrasi Arsip sebagai Sistem Informasi Manajemen untuk Persiapan Kediklatan Berstandar Internasional di Pusdiklat Mineral dan Batubara (ISO 9001 : 2008)